SARA Eventos

Esta Política de Privacidad describe el tratamiento de datos personales en SARA Eventos, la plataforma desarrollada por ICI Laboratories (club educativo independiente de innovación tecnológica) para la planificación, coordinación, inscripción y acreditación de eventos académicos e institucionales (como semanas de ingeniería, simposios y congresos estudiantiles, tales como TecnoFIME).

Este aviso explica qué datos se utilizan al inscribirte o participar en los eventos gestionados mediante SARA Eventos.

01. Organizadores y responsabilidades

ICI Laboratories es un club educativo independiente impulsado por estudiantes que desarrolla y opera la plataforma. El club administra y mantiene su propio servicio.

El comité organizador gestiona las actividades de cada evento y recibe datos de inscripción y asistencia para coordinar la participación, según se describe en la sección 04. Si necesitas identificar al organizador o consultar el tratamiento de tus datos en un evento concreto, indica el nombre del evento al contactar con nosotros.

02. Relación con SARA ID y autenticación

SARA Eventos se encuentra integrada con el servicio central de autenticación SARA ID:

• Para reservar tu lugar en talleres, conferencias magistrales o paneles, inicias sesión mediante tu Cuenta SARA.
• SARA ID proporciona datos de cuenta, como UUID, nombre y correo, y puede incluir perfil educativo, membresías y permisos según la integración. El correo puede ser personal o institucional y su verificación depende del flujo de la cuenta.
• La reserva de actividades, tu itinerario personal (Mi Agenda), las listas de espera y las constancias emitidas se vinculan exclusivamente a tu UUID central, garantizando que tu contraseña no sea conocida ni solicitada por los organizadores del evento.

Para conocer cómo se protege tu cuenta de acceso unificado, revisa la Política de Privacidad de SARA ID.

03. Qué datos recopilamos y para qué se utilizan

Recopilamos la información estrictamente necesaria para la logística, seguridad de recintos y acreditación de actividades:

1. Datos de registro e inscripción

• Datos de identificación: Nombre completo, correo electrónico y UUID de Cuenta SARA.
• Datos de adscripción académica: Carrera o programa educativo, número de cuenta estudiantil (si aplica para acreditación universitaria interna) y facultad de origen.

2. Datos de participación y logística

• Itinerario y reservas: Lista de actividades, talleres o ponencias seleccionadas por el asistente en Mi Agenda.
• Control de aforo y listas de espera: Turno de reserva para evitar la sobreocupación física de aulas, laboratorios y auditorios.

3. Registro de asistencia y constancias

• Comprobación de asistencia: Registro de presencia mediante lectura de código QR dinámico o firma de asistencia en sala.
• Folio y validación de constancia: Emisión de un identificador criptográfico único para validar públicamente la legitimidad de las constancias de participación expedidas.

Finalidades del tratamiento

• Gestionar de forma ordenada la ocupación y límites de aforo en cada espacio físico del campus.
• Notificar oportunamente cambios de sede, cancelaciones o ajustes de horario de las actividades reservadas.
• Validar el porcentaje mínimo de asistencia requerido para la emisión de constancias de participación según los criterios del organizador.
• Generar métricas y estadísticas agregadas de aprovechamiento de espacios para la mejora de futuras ediciones.

04. Qué información reciben los organizadores y qué se publica

Lo que reciben los coordinadores y organizadores del evento

Los coordinadores de carrera y el comité organizador del evento tienen acceso únicamente a las listas de inscritos en sus respectivas actividades con fines logísticos:

• Nombre del alumno o participante.
• Carrera o programa educativo.
• Correo electrónico de contacto institucional.
• Registro de asistencia efectiva al taller o conferencia.

Privacidad en la agenda pública

• La agenda pública de SARA Eventos es accesible de forma abierta para que cualquier persona consulte horarios, títulos de conferencias y semblanzas de ponentes.
• No se revelan datos privados: La agenda pública anónima nunca exhibe listas de estudiantes asistentes, correos personales, números de cuenta ni anotaciones privadas.
• Datos de ponentes y expositores: Los datos de ponentes (nombre, semblanza curricular, institución de adscripción y tema) solo se publican con su consentimiento expreso y conocimiento previo.

05. Conservación de registros de eventos

Las inscripciones, asistencias y constancias emitidas se utilizan para operar el evento y atender aclaraciones de participación. La finalización del evento o la cancelación de una reserva no elimina automáticamente todos los registros asociados.

Cuando el evento ofrece validación de constancias, se utilizan los registros asociados para comprobar su emisión. Puedes consultar su conservación y solicitar la cancelación de tus datos mediante el procedimiento de privacidad. La respuesta explicará cualquier efecto sobre la validación de tu constancia.

06. Cancelación y solicitudes de privacidad

07. Seguridad técnica

El acceso público utiliza HTTPS y el servicio comprueba sesiones y permisos de las cuentas. Mantén tus credenciales privadas y reporta sospechas de incidentes mediante el canal de privacidad.

08. Contacto

Responsable del tratamiento: Pedro Antonio Ibarra Facio, operador del club educativo independiente ICI Laboratories. Consulta el procedimiento de solicitudes de privacidad para el contacto común y el ejercicio de derechos.

Si tienes inquietudes sobre el tratamiento de tus datos personales en SARA Eventos o sobre las constancias emitidas:

• Contacto de privacidad: icilaboratories@gmail.com
• Centro de Privacidad: https://privacy.ici-labs.com